Hoe kunnen we geïnteresseerde partners vinden binnen de tijdslijn van het project?
Het programma heeft een paar strakke deadlines. Een aantal tips om sneller mogelijke partners te vinden:
- Gebruik de matchmaking tool op de GzG-website, niet enkel als informatiebron maar ook als communicatiemiddel. De matchmaking tool is het eerste aanknopingspunt om elkaar te vinden. Het gebruik van de matchmakingtool is niet verplicht maar wel aangeraden want het biedt jullie de kans om (bijkomende) geïnteresseerde partners te vinden.
- Het programmateam heeft een goed overzicht van welke ideeën bij welke gemeente spelen. Als we tijdens check-ins merken dat er gelijkaardige projectideeën opduiken, dan verwijzen we gemeenten naar elkaar door.
- Ook na indiening zal het programmateam maximaal gemeenten samenbrengen. Of zal de jury samenwerking opleggen. Maar je treedt best voor de indiening in contact met elkaar: dat maakt de dossiers sterker en geeft je meer inspraak.
- Als er een grote vraag is naar een bepaalde toepassing, is het aangeraden om Digitaal Vlaanderen te contacteren om een gemeenschappelijke bouwsteen uit te werken. Digitaal Vlaanderen kan zelf via GzG geen project indienen.
Is er een sjabloon van samenwerkingsovereenkomst ter beschikking?
Ja, gebruik de modelovereenkomst die op onze website staat: gzg.vlaanderen.be/documenten. Dat model bevat immers alle essentiële punten die noodzakelijk zijn voor Gemeente zonder gemeentehuis. Als je dat wenst, kan je de modelovereenkomst uitbreiden met bijkomende clausules die binnen jullie specifieke samenwerking belangrijk zijn.
De tijd tot indienen van de aanvraag is kort om een samenwerkingsverband goedgekeurd te krijgen. Kunnen wij alsnog indienen?
Bij het indienen van de subsidieaanvraag verwachten we dat de initiatiefnemers vastliggen in een ondertekende samenwerkingsovereenkomst. Initiatiefnemers zijn de besturen die bijdragen aan het project met financiële middelen en/of die personeel inzetten als medewerkers in het project. Elk van de initiatiefnemers moet de samenwerkingsovereenkomst rechtsgeldig laten ondertekenen door zijn administratie (algemeen directeur).
Belangrijk! Als de samenwerkingsovereenkomst niet tijdig rechtsgeldig getekend raakt (voor het verstrijken van de indieningstermijn) kan de jury geen rekening houden met de erin beschreven samenwerking.
Plan de ondertekening door de algemeen directeuren dus zeker goed in.
Welke soorten samenwerkingsverbanden tussen gemeenten (waarbij één gemeente als penhouder fungeert) komen in aanmerking?
Gaat het enkel om werkelijke intergemeentelijke samenwerkingsverbanden of zijn er minder formele voorwaarden?
Naast de formele samenwerkingsverbanden zoals een Intergemeentelijke Samenwerking is het ook mogelijk om een tijdelijk en/of informele samenwerking op te starten. Gebruik in elk geval de samenwerkingsovereenkomst die op de website staat (gzg.vlaanderen.be/documenten). Dat model bevat immers alle essentiële punten die noodzakelijk zijn voor Gemeente zonder gemeentehuis.
Mogen partners, die zelf geen stad of gemeente zijn, hier ook voor inschrijven of aan deelnemen?
Partners kunnen geen projecten indienen. Ondernemingen of kennisinstellingen kunnen wel als onderaannemer optreden (bv. deelname aan marktverkenningen, externe begeleiding aanbieden, aanbieden van ontwikkelingen, diensten en toepassingen). De entiteiten van de Vlaamse overheid kunnen ook optreden als partner van de initiatiefnemer en kunnen in die hoedanigheid ook middelen ontvangen van de initiatiefnemer, op voorwaarde dat dit bijdraagt aan de opschaling van de initiatieven.
Wat is de rol van externe partners?
Op welke manier kunnen externe partners ideeën aanreiken? Bieden jullie hier ook een platform voor?
We nemen hier een neutrale positie in. Externe partners kunnen uiteraard vanuit hun expertise de lokale besturen ondersteunen en op die manier bijdragen aan een project. Wij bieden hier geen platform voor aan. Check ook of je kan samenwerken met Digitaal Vlaanderen en/of gebruik maken van de aangeboden bouwstenen.
Als we samenwerken met bedrijven, moet er dan eerst een overheidsopdracht plaatsvinden?
Dat klopt, hou daar rekening mee in je projectplan.
Wat als mijn idee sterk lijkt op een andere aanvraag? Moet elke gemeente dit apart indienen?
Nee. We vragen expliciet om zoveel mogelijk met andere gemeenten samen te werken en dus ook om samen een aanvraag in te dienen. Projecten met een groot aantal partners maken meer kans om positief te worden geëvalueerd, maar kunnen ook meer worden ondersteund door partners zoals Digitaal Vlaanderen.