Haalbaarheidsstudie: Datastromen digitaliseren dankzij een nieuwe OSLO-standaard voor overlijden
6/10/2022
Project: Digitale aangifte overlijden
Innovatief concept, oproep 1
 |
Steve Heylen is diensthoofd Burgerlijke Stand van de stad Leuven en voorzitter van de vzw Burgerzaken Vlaanderen. Leuven is penhouder van dit innovatieve concept en werkt hiervoor samen met Aalst, Oostende, Lier en Gent. |
 |
 |
 |
 |
Het team van Digitaal Vlaanderen dat de haalbaarheidsstudie en het OSLO-voortraject begeleidt: Adriaan Walpot, projectleider, Sarah Blomme, business analist, Els Bossier, programmamanager, Jitse De Cock, OSLO-team |
Het overlijden van een naaste is een van de meest ingrijpende gebeurtenissen die iemand kan meemaken. Tegelijk zet het een omslachtige uitwisseling van papieren attesten in gang, belastend voor de nabestaanden, maar ook voor de vele betrokken instanties en bedrijven. Met deze optimalisatie-oefening leggen de GzG-initiatiefnemers de basis voor een digitaal uitwisselingsplatform. De datadoorstroom is gestoeld op korte, digitale processen en een standaard om de data rond het overlijden eenvormig te definiëren.
Ga direct naar de toelichting over de OSLO-standaard
Steve: “Met deze haalbaarheidsstudie spelen we in op een nood die al lang aangevoeld werd. Op een moment dat nabestaanden het zwaar hebben, willen we ze de kans geven om ongestoord afscheid te nemen. Nu moeten ze diverse gegevens opvragen en doorgeven. Ook de talrijke stakeholders uit diverse overheden en de privésector worden geconfronteerd met een tijdrovende uitwisseling van documenten. Die aaneenschakeling van manuele stappen willen we vereenvoudigen en digitaliseren.”
Sarah: “Tijdens de coronacrisis werden attesten ingescand en doorgemaild maar daarmee raak je niet aan de kern van digitale transformatie. Wij willen loskomen van wat er vandaag bestaat. Het concept dat nu voorligt, voorziet in efficiënte, digitale flows waarbij elke stakeholder precies die info ontvangt die hij nodig heeft, via de kortste weg.”
Steve: “Al snel bleek dat er een groot draagvlak bestond om dit samen vast te pakken. Potentiële partners belden mij spontaan op om hun medewerking te bevestigen.”
Sarah: “En vandaar was het een kleine stap om iedereen rond de tafel te zetten. Elke partner lichtte zijn informatienoden toe. Met inzicht kwam al snel begrip en samenhang. Om de oefening af te sluiten, koppelden we de informatienoden aan de cliëntenreis van de overleden persoon.
Adriaan: “De voordelen tekenen zich duidelijk af: minder rompslomp, meer efficiëntie en kwaliteit door overbodige stappen eruit te halen en door data te hergebruiken. De data stroomt bovendien ook sneller door omdat de betrokken partijen niet meer op elkaar hoeven te wachten. Nog een extra meerwaarde voor de burgers: in ons concept geven we ze de mogelijkheid om op elk moment hun laatste wilsbeschikking digitaal te registreren, 24/7, via Mijn Burgerprofiel, zonder langs te gaan bij een fysiek gemeenteloket. De zekerheid de laatste wens van de overledene te respecteren, draagt enorm bij tot gemoedsrust van de nabestaanden.”
Steve: “Na deze haalbaarheidsstudie hopen we het proces effectief te implementeren via een grootschalige transformatie die we indienden in oproep 6 van Gemeente zonder gemeentehuis.”
Aanzet voor een nieuwe OSLO-standaard rond overlijden
De nieuwe datastandaard rond overlijden is een gigantische “enabler voor interoperabiliteit”. We leggen Jitse het vuur aan de schenen voor meer uitleg “0.1”
Wat is een OSLO-standaard en waarvoor dient het?Als je data wil uitwisselen tussen verschillende IT-programma’s of platformen, moeten die elkaar ondubbelzinnig verstaan. Maar in de realiteit is data in diverse IT-programma’s vaak niet op dezelfde manier opgeslagen en gelabeld. Daarom moeten er afspraken gemaakt worden: Welke naam geven we aan een bepaald veld? Wat zetten we daarin? In welke vorm? Neem het voorbeeld van een adres: zet je straatnaam, nummer en bus in 1 veld of in 3 velden? De naamgeving en het formaat van datavelden leggen we vast in datastandaarden. Maar nog belangrijker is de semantiek, de betekenis: wat verstaan we onder een concept? Hoe staat dit in relatie tot andere zaken? Welke eigenschappen heeft dit concept? Hergebruik staat centraal bij datastandaarden. Daarom baseren we ons op internationale standaarden die we aanpassen aan de Vlaamse context via de ‘OSLO’-standaarden. OSLO staat hierbij voor Open Standaarden voor Linkende Organisaties. Hoe pakken jullie de creatie van een standaard aan?In een eerste verkenningsronde bepalen we welke activiteiten en scenario’s we in het project opnemen en welke data daarvoor nodig is. De werkgroep ‘digitale aangifte overlijden’ is meteen in de diepte gegaan en na verschillende feedbackrondes hebben we een lijst opgesteld van noodzakelijke data en de grote datastromen. Vervolgens hebben we de puzzel gelegd van welke data al in standaarden gedefinieerd is. Wij zijn gestart met de OSLO-standaard die de gegevens voor een "Persoon" beschrijft. Die standaard voorziet op dit moment echter nog niet in voldoende data rond overlijden. Om de beoogde administratieve vereenvoudiging te kunnen realiseren, voegen wij datapunten toe zoals:
Als het vervolgtraject van ‘digitale aangifte overlijden’ als grootschalige transformatie goedgekeurd wordt, kunnen we een vliegende start nemen op basis van dit voortraject. We gaan daarbij nog meer niet-technische business stakeholders samenbrengen tijdens een aantal workshops om het huidige model tot in de kleinste details te verfijnen. We snijden dan bijvoorbeeld vragen aan zoals: leidt de uitvaart tot een crematie of een begrafenis? Bij een crematie: welke extra info heb je nodig? Hoe wil je dat uitdrukken? Hoe garandeer je maximale adoptie van nieuwe standaarden?We gaan daar niet licht over. We willen dat datastandaarden breed gebruikt worden. We willen ook vermijden dat er om de haverklap vragen tot wijzigingen komen. Daarom stellen we het ontwerp van een kandidaat-standaard open voor publieke review om maximaal feedback te verzamelen van buiten de werkgroep. Na de reviewperiode kunnen we nieuwe standaarden laten erkennen door de Werkgroep Datastandaarden en door het Stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid. De betrokken instanties en bedrijven die aan het ecosysteem van uitwisselbare (of “interoperabele”) data willen deelnemen, zorgen er vanaf dan voor dat de data op het moment van export uit hun ICT-systeem aan de standaard aangepast is. Vlaanderen zit bij de koplopers in de Europese Unie op vlak van datastandaarden. Meer info vind je hier. |