Extra tips voor sterke subsidiedossiers

 

Met nog 4 (binnenkort 3) oproepen te gaan, is dit het ideale moment om een aantal tips en inzichten te bundelen waar je voortaan best rekening mee houdt. Verplicht leesvoer voor wie een subsidieaanvraag voorbereidt.

Gemeente zonder gemeentehuis-extra

Gebruikersonderzoek

Om er zeker van te zijn dat je project effectief aansluit bij de verwachtingen van je doelgroep, is een gebruikersonderzoek een ‘to do’ voor elke projectindiener. Doe dat niet alleen aan het einde van de rit wanneer je oplossing klaar is voor de finale gebruikerstest. Ga van start met een gebruikersonderzoek om de noden van je toekomstige gebruikers nauwgezet te definiëren en te bepalen hoe je die best invult. 

E-inclusie

Via digitalisering willen we de dienstverlening aan de burger optimaliseren. Maar met 100% digitaal sluit je de minder digitaal vaardige burgers uit. Voorzie daarom altijd in een niet-digitale optie.

Check-in: sterk aanbevolen

De meeste lokale besturen boeken spontaan een check-in om hun plannen met het GzG-team af te toetsen, en plukken hier duidelijk de vruchten van. We geven tips om je aanvraag te versterken en beantwoorden je specifieke vragen. Bovendien verwijzen we initiatiefnemers met gelijklopende ideeën naar elkaar door om kennisdeling en samenwerking te stimuleren.

Vlaamse standaarden en bouwstenen

Gemeente zonder gemeentehuis zet ook sterk in op het hergebruik van generieke componenten en interoperabiliteit. Het gaat bijvoorbeeld om LBLOD, Mijn Burgerprofiel, DOSIS, de OSLO- en de VLOCA-architectuur. De jury gaat ervan uit dat de oplossing die je voorstelt die standaarden naleeft en kan koppelen met of gebruikmaken van de Vlaamse bouwstenen, indien van toepassing.

Heb je hierrond vragen? Stel ze tijdens je check-in aan het GzG-team en aan een vertegenwoordiger van Digitaal Vlaanderen die steeds aanwezig is. Ook buiten de check-ins kan je met vragen bij het GzG-team terecht. We brengen je in contact met de respectievelijke Vlaamse agentschappen.

Dat loont: we zien dat de sterkste dossiers al afspraken met de Vlaamse overheid maakten over die standaarden of bouwstenen. Soms volstaat een eenvoudig telefoontje of een intakegesprek met het bevoegde Vlaamse agentschap om de zaken uit te klaren. Voor grotere projecten kan een (voor)traject nodig zijn.

Boek nu een check-in.

Projectplan

Zorg voor een helder projectplan waarin de ‘wie doet wat doen tegen wanneer en tegen welke kost’ voldoende beschreven is, zowel op hoog niveau (het projectdoel en de roadmap) als op een lager niveau (timings van de elementen binnen de roadmap, voorziene kosten, afspraken met partnerbesturen & externe partners, projectvoorstellen voor gebruik van bouwstenen, toewijzing van profielen per projectonderdeel etc.). 

Voor grootschalige transformaties vragen wij een aantal deeltrajecten te beschrijven. Loopt de aanpak van je deeltrajecten uiteen, maak dan gerust een gedifferentieerd plan van aanpak op voor die deeltrajecten.

Sofware: nieuw of bestaand?

Als je een thematisch project of een grootschalige transformatie indient, heb je vaak software nodig, zoals een CRM of een module van een softwarepakket. Wees helder in je aanvraag en maak duidelijk voor de jury of je bestaande software wil implementeren, dan wel of je nieuwe toepassingen wil laten ontwikkelen.


In het kort

  • Gegevensbescherming en cybersecurity zijn sowieso altijd bekommernissen bij digitaliseringsprojecten. Schenk hier extra aandacht aan als je gevoelige persoonsgegevens verwerkt. 
  • Besteed je cruciale kerntaken van je project uit aan een externe partner? Geef dan aan hoe de interne competentie wordt opgebouwd zodat continuïteit na de oplevering geborgd is. 
  • Heeft je project een grote interne impact op mensen, cultuur of organisatie? Een traject voor veranderingsmanagement verkleint het risico dat je project strop loopt omwille van een gebrek aan intern draagvlak en adoptie.