Het programma heeft een paar strakke deadlines. Een aantal tips om sneller mogelijke partners te vinden:

• Gebruik de matchmaking tool op de GzG-website, niet enkel als informatiebron maar ook als communicatiemiddel. De matchmaking tool is het eerste aanknopingspunt om elkaar te vinden. Het gebruik van de matchmakingtool is niet verplicht maar wel aangeraden want het biedt jullie de kans om (bijkomende) geïnteresseerde partners te vinden.
• Het programmateam heeft een goed overzicht van welke ideeën bij welke gemeente spelen. Als we tijdens check-ins merken dat er gelijkaardige projectideeën opduiken, dan verwijzen we gemeenten naar elkaar door.
• Ook na indiening zal het programmateam maximaal gemeenten samenbrengen. Of zal de jury samenwerking opleggen. Maar je treedt best voor de indiening in contact met elkaar: dat maakt de dossiers sterker en geeft je meer inspraak.
• Als er een grote vraag is naar een bepaalde toepassing, is het aangeraden om Digitaal Vlaanderen te contacteren om een gemeenschappelijke bouwsteen uit te werken. Digitaal Vlaanderen kan zelf via GzG geen project indienen.

Ja, gebruik de modelovereenkomst die op onze website staat: gzg.vlaanderen.be/documenten. Dat model bevat immers alle essentiële punten die noodzakelijk zijn voor Gemeente zonder gemeentehuis. Als je dat wenst, kan je de modelovereenkomst uitbreiden met bijkomende clausules die binnen jullie specifieke samenwerking belangrijk zijn.

Bij het indienen van de subsidieaanvraag verwachten we dat de initiatiefnemers vastliggen in een ondertekende samenwerkingsovereenkomst. Initiatiefnemers zijn de besturen die bijdragen aan het project met financiële middelen en/of die personeel inzetten als medewerkers in het project. Elk van de initiatiefnemers moet de samenwerkingsovereenkomst rechtsgeldig laten ondertekenen door zijn administratie (algemeen directeur).

Belangrijk! Als de samenwerkingsovereenkomst niet tijdig rechtsgeldig getekend raakt (voor het verstrijken van de indieningstermijn) kan de jury geen rekening houden met de erin beschreven samenwerking. 

Plan de ondertekening door de algemeen directeuren dus zeker goed in.

Gaat het enkel om werkelijke intergemeentelijke samenwerkingsverbanden of zijn er minder formele voorwaarden?

Naast de formele samenwerkingsverbanden zoals een Intergemeentelijke Samenwerking is het ook mogelijk om een tijdelijk en/of informele samenwerking op te starten. Gebruik in elk geval de samenwerkingsovereenkomst die op de website staat (gzg.vlaanderen.be/documenten). Dat model bevat immers alle essentiële punten die noodzakelijk zijn voor Gemeente zonder gemeentehuis.

Partners kunnen geen projecten indienen. Ondernemingen of kennisinstellingen kunnen wel als onderaannemer optreden (bv. deelname aan marktverkenningen, externe begeleiding aanbieden, aanbieden van ontwikkelingen, diensten en toepassingen). De entiteiten van de Vlaamse overheid kunnen ook optreden als partner van de initiatiefnemer en kunnen in die hoedanigheid ook middelen ontvangen van de initiatiefnemer, op voorwaarde dat dit bijdraagt aan de opschaling van de initiatieven.

Op welke manier kunnen externe partners ideeën aanreiken? Bieden jullie hier ook een platform voor?

We nemen hier een neutrale positie in. Externe partners kunnen uiteraard vanuit hun expertise de lokale besturen ondersteunen en op die manier bijdragen aan een project. Wij bieden hier geen platform voor aan. Check ook of je kan samenwerken met Digitaal Vlaanderen en/of gebruik maken van de aangeboden bouwstenen.

Dat klopt, hou daar rekening mee in je projectplan.

Nee. We vragen expliciet om zoveel mogelijk met andere gemeenten samen te werken en dus ook om samen een aanvraag in te dienen. Projecten met een groot aantal partners maken meer kans om positief te worden geëvalueerd, maar kunnen ook meer worden ondersteund door partners zoals Digitaal Vlaanderen.

Dan hoeven we geen blauwdruk e.d. te maken als het project toch niet in aanmerking komt.

Ja, dat is mogelijk via een check-in. Je kan een moment vastleggen via de website. Je kan ook steeds een vraag sturen naar gzg@vlaanderen.be.

Bijvoorbeeld het definiëren van een nieuw dienstverleningsconcept en de opmaak van een migratieplan om dat te implementeren. Past dat in het type project innovatief concept?

Jawel, het project dat jullie willen aanpakken, valt onder de noemer innovatieve concepten (oproepen 1 en 4). Idealiter zet je dit project in een volgende oproep verder met een nieuwe aanvraag om je concept effectief te implementeren via een thematisch traject. Hou dus rekening met de timing van de volgende oproepen.
 

In principe kunnen subsidies enkel toegekend worden voor projecten die nog niet gestart zijn. Soms kan het wel voor lopende projecten, zolang het project in voorbereiding is en voor die voorbereiding geen subsidie wordt aangevraagd. Of voor de uitbreiding van een bestaand project wanneer deze uitbreiding nog niet gegund is.

Er zijn maximale budgetten vastgelegd per oproep. De projecten die het best scoren tegenover de vastgestelde criteria worden gesubsidieerd tot de grens van het budget bereikt is. Als je project bij een bepaalde oproep niet gesubsidieerd wordt, kan je dat project opnieuw (verbeterd) indienen bij een volgende relevante oproep. Je kan dat doen voor dezelfde omvang/complexiteit (bv. Een tweede keer als innovatief concept) of voor een volgende fase van je project (thematisch project of grootschalige transformatie). 
 

Nee. Welke kosten ingebracht kunnen worden vind je terug in de Begeleidingsgids.

•    onze vaste werkplekken vervangen door een laptoppark voor thuisgebruikers 
•    onze vaste telefooncentrale op het gemeentehuis vervangen door een cloud-telefonieoplossing
•    ons on-premise datacenter migreren naar een cloudoplossing

Het GzG-programma subsidieert projecten, geen aankopen. De aankoop van een bepaald systeem, voorwerp of software zijn wel kosten die kunnen worden ingebracht.

Voor het relanceproject Gemeente zonder gemeentehuis is voorzien in een totaalbudget van 35 miljoen euro. Op de website van GzG (gzg.vlaanderen.be/documenten) vind je een link naar de nota aan de Vlaamse Regering met de verdeelsleutel over de 7 oproepen (cfr. pagina 6).

Je kan de subsidiemiddelen gebruiken om externe medewerkers tijdelijk in te zetten. Belangrijk hierbij is dat de gunning van een opdracht na de toekenning van de subsidie gebeurt. 

Het is ook mogelijk om interne medewerkers aan te werven. De middelen van de subsidie kunnen gebruikt worden voor de loonkost van deze interne medewerkers, voor zover deze rechtstreeks aan het project kunnen worden toegewezen.

Jawel. Voor reeds aanwezig personeel dat wordt ingezet voor het project, vragen we aan te tonen wie de vroegere taken van de betrokken medewerker(s) overneemt en in welke mate. Je vindt meer uitleg over de soorten kosten die in aanmerking komen in de begeleidingsgids (zie “een aanvraagdossier samenstellen en indienen” > financiële gegevens).

De volledige procedure vanaf indiening van je subsidieaanvraag tot de officiële toekenning van de subsidie kan 3 maanden in beslag nemen. Na de beoordeling door de jury volgen immers nog een aantal stappen: het advies van de jury wordt voorgelegd aan de Vlaamse Regering of de bevoegde Vlaamse minister, die beslist over het al dan niet verlenen van een subsidie na advies van Inspectie van Financiën en eventueel begrotingscontrole. 

Je kan je project op eigen risico opstarten voor het subsidiëringsbesluit genomen wordt. Als de subsidie uiteindelijk wordt toegekend, kan je gemaakte kosten van eigen personeel inbrengen maar opgelet: bij aanbestedingen moet de gunning plaatsvinden na de toekenning van de subsidie. 

De overweging om al dan niet op te starten, is een beslissing die in jullie handen ligt.
 

De subsidie van GzG kan niet aangewend worden voor de opmaak van het subsidiedossier. De subsidie dient alleen voor de uitwerking van je innovatieve concept. We organiseren de mini-opleiding over de templates om je vertrouwd te maken met de documenten die je moet indienen bij je subsidieaanvraag. Deze opleiding is dus een aanrader. 

Je kan uiteraard als bestuur ook zelf instaan voor de kosten van consultants die je betrekt bij de opmaak van een subsidiedossier.

Het GzG-programma kent enkel de subsidie toe. De gunning van een opdracht in het kader van het project is in de handen van de gemeente. Er kan echter geen opdracht gegund worden over twee subsidieaanvragen heen.

Zowel de aankoop van een bestaand product als een eigen ontwikkeling zijn kosten die kunnen worden ingebracht. GzG subsidieert echter projecten en geen losstaande aankopen, hou daarmee rekening bij het indienen van een aanvraag.

In een bestek kunnen bepaalde voorwaarden worden opgenomen die je een sterkere positie geven. Denk ook zeker na over eigenaarschap van een bepaald eindresultaat. 

Vanuit een samenwerking is dit nog makkelijker. Zo kan je als groep de prijs drukken of tot een standaard komen die de leverancier dient te volgen. 

Je kan ook het advies van Digitaal Vlaanderen vragen bij de uitwerking zelf. Een mogelijkheid is om je leverancier te verplichten de gemeenschappelijke bouwstenen van Digitaal Vlaanderen te gebruiken.

Algemeen genomen niet. Er wordt wel een uitzondering gemaakt indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De licentiekosten zijn zuiver projectondersteunend en aantoonbaar noodzakelijk voor de uitwerking van het project. Ze worden alleen voor dit GzG-project ingezet en zijn beperkt tot de duur van de uitwerking van het project. 

Licentiekosten voor bijvoorbeeld een projectmanagementtool kan je dus inbrengen, licentiekosten voor MS365 niet. Licentiekosten of eenmalige instapkosten voor software waarvan het gebruik het project overstijgt, worden niet aanvaard.

Deze regel geldt zowel voor de eigen inbreng als voor het gebruik van de subsidiemiddelen zelf.

Als je dienstverlening geen onderscheid maakt tussen doelgroepen, spreek dan gewoon van “de burger”. Als er extra aandacht is voor digitaal zwakkeren, lijst je die best op. Als die lijst erg lang is, groepeer ze dan in categorieën.  Als de pitch niet alle doelgroepen kan omvatten, dan zal de impactmap ze wel duidelijk maken. 

We zien hier twee opties: ofwel probeer je de visie in één pitch te vatten en verfijn je via de andere templates, ofwel stel je meerdere pitches op als het niet mogelijk is om alles in één pitch te vatten. Hou daarbij wel rekening met de verwachting van de jury dat er meestal één pitch per project is. Hou het aantal pitches dus zeker beperkt.

In de pitch gaat het steeds over de burger/ondernemer/vereniging.

In de impactmap kan je medewerkers noteren als stakeholder in eigen organisatie. De burger moet als doelgroep centraal staan in je projectaanvraag, ook als het gaat om ‘werkplek van de toekomst’. Onder vernieuwde werkplek verstaan wij niet de verbeterde werkruimte maar de toegankelijkheid van de dienstverlening doordat medewerkers bijvoorbeeld ter plaatse in het bejaardentehuis de burger gaan helpen.
 

In de aanvraag kan het helpen om de overkoepelende context mee te geven. Op die manier kan je aantonen waarom een bepaald project wordt uitgewerkt, welke onderdelen al uitgewerkt zijn, hoe dit project zich situeert in een digitalisatiebeweging, …

Projecten die al uitgevoerd zijn of al lopen komen niet in aanmerking voor een subsidie.
 

Ja, omdat het bestuur dat de grootste sprong zal maken ook het meest representatief is voor de omvang van de uitwerking. Zo is het ook makkelijker om aan te tonen waar de middelen naartoe zullen gaan. Voor besturen die al verder staan, kan er dan in het aanvraagdossier vermeld worden dat zij bepaalde stappen kunnen overslaan. Uiteindelijk zal de jury oordelen in functie van de visie en die is “de lokale besturen vooruithelpen in burgergerichte dienstverlening via digitalisering”.

Het is niet nodig om een impactmap per gemeente in te vullen; het is de toekomstige werkwijze die telt.  Beschrijf dus de impact vanuit de toekomst. Bij de deliverables kunnen er eventueel kleine verschillen zijn. Je kan eventueel abstractie maken van bepaalde onderdelen van het dienstverleningsproces, dan is het niet nodig om verschillen met de werkwijze van andere gemeenten te beschrijven.
 

Ja, in beperkte mate. Hergebruik zoveel mogelijk documenten die aan de basis liggen van de huidige waarde en doelwaarde. Deze kunnen toegevoegd worden in het begeleidend dossier, of als bijlage, zodat de jury ziet waarop jullie je baseren. Het is beter dit niet in de template zelf aan te vullen.

Iedereen van het bestuur die de rechten heeft in het loket kan indienen. Belangrijker is dat de PDF van de aanvraag en samenwerkingsovereenkomst ondertekend moeten worden door de juiste personen (burgemeester, algemeen directeur, directeur in geval IGS/AGB).

Heb je nog geen gebruik gemaakt van het Loket voor lokale besturen, dan kan je rechten aanvragen bij je lokale beheerder. Voor meer uitleg zie https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/loket-lokaal-bestuur

Het toevoegen van meertaligheid staat op de agenda voor eind 2022. We moeten dit niet alleen vanuit technisch maar ook vanuit juridisch oogpunt aftoetsen.

Hier wordt aan gewerkt in 2022. Mandaten zijn een complexe juridische materie. We zouden een bestaande federale bron voor zorgmandaten via het burgerprofiel kunnen ontsluiten. Informele mandaten, bijvoorbeeld voor ouders, zijn daar niet in vervat en moeten we zeker nog verder juridisch onderzoeken.

We willen de gebruikerservaring zo naadloos mogelijk maken voor bijvoorbeeld vzw's die een ondernemersnummer hebben en die ook diensten binnen het V-Loket willen gebruiken. We bekijken nog wat het makkelijkst is: alle diensten zichtbaar maken voor vzw's op beide loketten, voorzien in een profielswitch, of nog een andere oplossing.

Jawel, feitelijke verenigingen komen zeker aan bod, bijvoorbeeld een oudercomité, een groepje mensen dat samen een straatfeest organiseert. De testversie begin 2022 zal voorlopig alleen voor vzw’s werken maar ook feitelijke verenigingen zullen kunnen testen hoe het V-loket voor hen een meerwaarde biedt.

 Modellen voor opdrachtdocumenten, gunningen en uitvoering vind je op deze pagina.