6 grootschalige transformaties goedgekeurd in oproep 3

6 grootschalige transformatieprojecten gaan binnenkort van start met financiële steun van het relanceproject Vlaamse Veerkracht, zo besliste de Vlaamse regering op 13 mei 2022, op advies van de GzG-jury. 

Geselecteerde projecten oproep 3

DINA: Dienstverlening via Integratie Naadloos Aanbieden (* Leuven)
Maatgerichte implementatie van een document management systeem (* Gent)
Transparante, efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening voor burgers, verenigingen en ondernemingen
(* Boechout)
Tijd- en plaatsonafhankelijke klantencontacten (* Mortsel)
Burgerloket (* Mechelen)
Sociaal Dossier Platform (* Antwerpen)

(*) penhouder

Maak kennis met de geselecteerde projecten (filter op oproep 3)

Gemeente zonder gemeentehuis-oproep 3 focus

Grootschalige transformaties

Via 6 projecten willen 37 lokale besturen ingrijpende veranderingen doorvoeren op een omvattend aantal processen. Een niet-geringe opdracht! De lokale besturen ontvangen hiervoor stevige budgetten; die financiële steun staat weliswaar helemaal in proportie tot de beoogde realisaties. 

Budgetten goedgekeurde projecten

Gemeente zonder gemeentehuis-oproep 3 toegekende budgetten
 

De maximale subsidie voor grootschalige transformaties bedraagt 2 miljoen euro per project. De toegekende budgetten in oproep 3 lopen uiteen van 379.877 euro tot de volle 2 miljoen euro. De besturen leveren hierbij een eigen bijdrage van minstens 20%. Voor deze derde GzG-oproep werd een totaal subsidiebedrag van 7 693 401 euro toegekend.

 

Hoe groot is grootschalig?

Het onderscheid tussen een thematisch project en een grootschalige transformatie illustreren we vaak met het voorbeeld van de dienst burgerzaken.

 

  Thematisch project Grootschalige transformatie
Burgerzaken
  • De digitale verwerking van kaarten zoals identiteitskaart, rijbewijs, internationaal paspoort
  • De administratieve verwerking van levensgebeurtenissen zoals geboorte, adoptie, huwelijk, overlijden
De ingrijpende, digitale reorganisatie van alle dienstverleningsaspecten van de dienst burgerzaken

 

En Burgerzaken is precies de fundamentele dienstverlening waaraan penhouder Mechelen samen met maar liefst 36 andere lokale besturen wil sleutelen.

Project 'Burgerloket' : De initiatiefnemers willen 12 fundamentele processen van de dienst Burgerzaken vereenvoudigen en automatiseren, met steun van VVSG, het Kenniscentrum Vlaamse Steden, Digitaal Vlaanderen, de Dienst Administratieve Vereenvoudiging, Burgerzaken Vlaanderen. De indieners willen ook interbestuurlijke koppelingen maken met de Federale Overheidsdiensten en met privé-organisaties zoals onderwijsinstellingen, artsen en werkgevers. Daarnaast willen ze de geldende regelgeving aanpakken. Die verregaande aanpak zal ervoor zorgen dat àlle besturen en burgers in Vlaanderen, en zelfs in België, er de vruchten van zullen plukken. 

“De lastenverlaging wordt geraamd op 155 miljoen euro per jaar
voor burgers, gemeenten en andere betrokkenen over het hele land.

 

Kennisdeling en schaalbaarheid

Ondertussen komen we aan een totaal van 26 goedgekeurde subsidieaanvragen voor de eerste drie oproepen, met een steeds toenemende omvang van de projecten. 

Gemeente zonder gemeentehuis-goedgekeurde projecten 1 2 3

 

Zelfs in dit prille stadium begint de onderlinge kennisdeling te lonen en verwijst de jury lokale besturen onderling door naar elkaar wanneer ze leeropportuniteiten vaststelt.

Ook op vlak van schaalbaarheid en gemeenschappelijke ontwikkelingen is de jury waakzaam.  

Dat is bijvoorbeeld het geval bij de projecten van Mortsel en Boechout die beide streven naar plaatsonafhankelijke klantencontacten, vanuit verschillende prioriteiten, contexten en invalshoeken, en daarvoor een gelijkaardige koppeling nodig hebben. Voor de ontwikkeling van die koppeling krijgen beide projecten één gezamenlijk budget toegekend.

 

Projecten die door een klein samenwerkingsverband ingediend worden, kunnen trouwens erg ver gaan op vlak van kennisdeling en schaalbaarheid.

Voor Gent en Brugge is een performant documentenbeheer één van de basisvoorwaarden voor groei naar meer automatisering en vereenvoudiging. Ze bekijken hierbij niet alleen de technologie maar besteden ook veel aandacht aan processen en veranderingsmanagement. De output van dit project kan dan ook dienen voor alle steden en gemeenten die met digitalisering bezig zijn. Bovendien houdt dit project rekening met het verschil in maturiteit tussen diensten en gemeenten door verschillende scenario’s uit te rollen: basis, gevorderd en expert. Een DMS-labo (Document Management Systeem) laat toe om de resultaten en ervaringen van de 3 scenario’s breed af te toetsen aan de herbruikbaarheid in andere organisaties.

 

Burger centraal

Besturen die een grootschalig transformatiedossier indienen, moeten een aantal typerende dienstverleningsprocessen beschrijven die ze prioritair gaan aanpakken. 

Leuven illustreert aan de hand van 4 pilootcases hoe ze verschillende doelgroepen een naadloze, stadsbrede dienstverlening wil aanbieden: van “iedereen” over inwoners met een hulpvraag of met verbouwplannen tot al wie een zaal van de stad wil boeken. Deze pilootcases vormen de basis van een 360°-werking rond de burger, onderneming en vereniging die Leuven in de toekomst steeds fijnmaziger wil organiseren.

 

Antwerpen richt zich heel specifiek op burgers die in contact komen met sociale begeleiding, met een programma dat mikt op meer overzicht, controle en gemoedsrust bij de doelgroep. Met het Sociaal Dossier Platform streeft Antwerpen een echte transformatie na om de sociale dienstverlening op een hoger niveau te tillen. Aan de hand van deelprojecten - elk met hun eigen complexiteit – wordt stap voor stap een overkoepelend platform gebouwd. Dat omvat zowel businesslogica, informatiebeheer, dienstverlening, ondersteuning personeel als organisatiestructuur. Op termijn wil Antwerpen komen tot een automatische rechtentoekenning aan de hand van business regels.