Tips voor sterke subsidiedossiers

De subsidieaanvragen van oproep 1 werden door de jury beoordeeld en zitten nu in de laatste fase van administratieve afhandeling voor ze aan de Vlaamse regering worden voorgelegd. We blikten terug op de afgelopen projectcyclus om voor onszelf lessen te trekken en bij te sturen. Tegelijk delen we graag een aantal tips om jullie dossier te versterken. 

Gemeente zonder gemeentehuis-tips voor sterke subsidiedossiers

Ondertekende samenwerkingsovereenkomst: indienen voor de afsluitdatum van de oproep 

Samenwerking tussen lokale besturen is een belangrijk criterium om de impact van de ingediende digitaliseringsprojecten te evalueren. Het is bijgevolg cruciaal dat de lijst van deelnemende initiatiefnemers met 100% zekerheid vastligt wanneer de jury de subsidieaanvragen beoordeelt. 

Daarom verwachten wij dat de ondertekende samenwerkingsovereenkomst voortaan samen met de andere aanvraagdocumenten ingediend wordt via het loket voor lokale besturen, dus voor de afsluitdatum van de oproep.

Dat is belangrijk! Als de samenwerkingsovereenkomst niet tijdig rechtsgeldig getekend en ingediend wordt, kan de jury geen rekening houden met de beschreven samenwerking. 

> Plan de ondertekening door de algemeen directeuren dus zeker goed in.

 

Overlap vermijden 

Via de matchmakingtool en de check-ins krijgt het GzG-team inzicht in de meeste projectideeën waar lokale besturen mee spelen. Wij verwijzen gemeenten met gelijklopende initiatieven naar elkaar door om samenwerking te bevorderen en overlap te vermijden.

Wanneer er toch (deels) gelijklopende projecten ingediend worden, moet de jury streven naar een efficiënte inzet van de financiële middelen. Dat wil zeggen dat een van de ingediende projecten wellicht (deels) zal sneuvelen en/of niet in aanmerking zal komen voor de volle pot van de gevraagde subsidies.

> Wed niet op twee paarden die dezelfde koers lopen. Maak een keuze of pas de scope van je project aan.

Klantgericht, innovatief vernieuwen

Een gemeente zonder gemeentehuis gaat aan de slag met innovatieve ideeën om de dienstverlening aan de burger, ondernemer en vereniging te versterken. Die innovatieve ideeën zien wij graag terugkomen in de subsidieaanvragen. Dossiers die slaan op “vernieuwingen” die al her en der in Vlaanderen in gebruik genomen werden, hebben een lagere slaagkans. 

Hetzelfde is waar voor dossiers waar de klant niet centraal staat. Start je project steeds vanuit de vraag hoe de burger, ondernemer of vereniging er beter van wordt. 

> Niet helemaal zeker hoe de innovatieve, klantgerichte gemeente van de toekomst eruit ziet? Herlees de visie die Vlaanderen wil realiseren of laat je inspireren door mooie voorbeelden.

 

Beoordelingscriteria: elk punt telt

De lijst van criteria waaraan elk project getoetst wordt (Bijlage 01 criteriakompas) hebben we op onze website beschikbaar gesteld om elk lokaal bestuur de beste kansen te geven om er maximaal aan te voldoen. 

We groepeerden de criteria in 3 clusters: focus en doelstelling, kwaliteit en hefboomeffect. Elk van de clusters is essentieel. De jury legt de lat hoog. Wil je in aanmerking komen voor subsidiëring, dan moet je project goed scoren op elk van die clusters.

> Leg het criteriakompas naast je subsidiedossier en toets elk criterium nauwgezet af. Wees niet bang om in je subsidiedossier te verwijzen naar de criteria. Lokale besturen die deze oefening deden, dienden vaak overzichtelijker dossiers in. 

 

Context van je aanvraagdossier 

De digitaliseringsideeën die een lokaal bestuur indient, kaderen vaak binnen een geheel van andere initiatieven. Het schetsen van die context en van eerder verworven inzichten, kan de jury helpen om je projectvoorstel beter te situeren. 

> Zet zeker in de verf op welke bestaande inzichten je project gebaseerd is.

 

Timing van implementatie

Bij het opstellen van de planning van je project hou je best rekening met een startdatum die ten vroegste zo’n 3 maanden na de sluiting van de oproep valt. De timing van de start- en einddatum van je innovatieve concept heeft meteen ook gevolgen voor een eventueel thematisch project of grootschalige transformatie die je rond datzelfde onderwerp wou voortzetten.

> In sommige gevallen kies je beter meteen voor een thematisch project of een grootschalige transformatie. 

 

Bouwstenen en standaarden

Heb je tijdens de voorbereiding van je subsidiedossier specifieke vragen over het (potentieel) gebruik van generieke bouwstenen en standaarden?

> Voor een vlotte informatiedoorstroming mag je gerust rechtstreeks contact opnemen met je vertrouwde contactpersoon bij ABB, Digitaal Vlaanderen, VLAIO of CJM (Departement Cultuur, Jeugd en Media). Je kan je vraag ook doorgeven via gzg@vlaanderen.be. We verwijzen je graag door naar de correcte contactpersonen.
 

Tip: Overloop nauwgezet onze checklist voor je je subsidiedossier indient.